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Excel数据校验技巧及工作表、行列和单元格内容的隐藏方法

Admin | 2008-4-24 18:51:37 | ReadNums | 11451 | 标签 六合开奖结果现场直播 | 打印本页
     

一:数据校验 

  在用Excel录入完大量数据后,不可避免地会产生许多错误。通常而言,多数用户都是一手拿着原始数据,一手指着计算机屏幕,进行手工的数据校验,这不但容易导致眼睛疲劳,而且效率不高。为此,笔者特向大家介绍两种轻松且高效的数据校验方法。

  1、语音校验法

  我们可以使用Excel的“文本到语音”功能,将Excel工作表中的数据读出来给我们听,这样就可让耳朵和眼睛并行工作,以轻松实现数据的校验。具体操作如下:在Excel工作表中选定需要校验的数据,执行“工具→语音→文本到语音”命令,打开“文本到语音”工具栏。

  然后,根据自己的需要,单击工具栏上的“按行”或“按列”按钮来设定朗读顺序。接着,准备好原始数据,再单击“朗读单元格”按钮即可开始数据校验(提示:在朗读前别忘了打开音箱或戴上耳机哟)。不过,有些用户可能会发现自己的计算机只能朗读数字或英文单词,而不能朗读中文。这该怎么办?别急!此时,你还需要做点小小的设置。打开控制面板,双击其中的“语音”项。在“文本→语音转换”选项卡中将“语音选 择”由“Microsoft Sam”改为“Microsoft Simplified Chinese”即可。再试试,是不是中文也可以读出来了?

  当然,也有用户可能会问,能不能在录入时就通过语音来校验数据呀?行,没问题!单击工具栏上的“按回车键开始朗读”。此时,当你在单元格中录入数据并回车后,Excel就会立即将数据读出来了。

  2、公式审核法

  有时,我们录入的数据是要符合一定条件的,例如,对于学生成绩表而言,其中的数据通常是0~100之间的某个数值。但是,在录入时由于错误按键或重复按键等原因,我们可能会录入超出此范围的数据。那么,对于这样的无效数据,我们如何快速将它们“揪”出并予以更正呢?让我们用公式审核法来解决这类问题吧。下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。

  首先,打开一张学生成绩表。然后,选中数据区域(注意:这里的数据区域不包括标题行或列),单击“数据→有效性”命令,进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中,将“允许”项设为“小数”,“数据”项设为“介于”,并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”,最后单击“确定”退出。

  接着,执行“视图→工具栏→公式审核”命令,打开“公式审核”工具栏。好了,现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。此时,我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了。

  根据红圈标记的标志,对错误数据进行修正。修正后红圈标记会自动消失。这样,无效数据就轻松地被更 正过来了。

二:隐藏技巧

  要隐藏Excel表格的内容有很多方法,现在我们给大家介绍Excel单元格内容、行列、工作表的隐藏方法。

  1:隐藏单元格内容

  选中要隐藏内容的单元格区域,右击选择“设置单元格格式”,在“数值”选项卡的“分类”列表中选择“自定义”,在“类型”输入框中输入三个半角的分号“;;;”,再切换到“保护”选项卡下,单击选中“隐藏”复选项,确定后单元格内容就被隐藏了。

  再单击菜单“保护/保护工作表…”,设置密码保护工作表,即可彻底隐藏单元格内容。要取消隐藏得先单击菜单“保护/撤消保护工作表”。然后再从“设置单元格格式”中选择相应数值格式,或者选中单元格区域单击菜单“编辑/清除/格式”即可恢复显示。

  值得大家注意的是,保护工作表后单元格是无法修改的。若希望保护后仍可修改单元格内容,可先选中需要输入的单元格,右击选择“设置单元格格式”,从“保护”选项卡中单击取消“锁定”复选项前的“√”,再进行保护工作表设置。这样被隐藏的单元格照样可以输入或修改,但是输入后单元格内容会被隐藏。

  2:隐藏行列

  有一些特殊表格像“工资单”、“人员记录”等可能就经常需要在打印前隐藏工作表中“等级”、“出生年月”、“扣费标准”等行列,在编辑时又要显示出,这样重复切换是比较麻烦的。对此有一个简单的方法可快速隐藏、显示指定行列。以隐藏“C:D”、“G”、“J”列为例:

  选中“C:D”列,单击菜单“数据/组及分级显示/组合”,此时工作表上会显示分级的1、2按钮。重复这一步,分别选中G列、J列进行组合。现在只要单击1按钮即可隐藏“C:D”、“G”、“J”列,单击2按钮则恢复显示。对于行的设置也是一样,只是行的1、2按钮是左侧。

  隐藏的行或列在通过拖动选择或按Shift键选中时会同时被选中,复制粘贴后会发现隐藏内容也同时被复制过来了。对此可在拖动或按Shift键选中区域后,再按下“Alt+;”键,这样就会只选中可见单元格,而不包括那些被隐藏的行或列。

  提示:一般对象或图形默认会随所在的行列一起被隐藏,若不想同时隐藏图形,可双击图形打开“设置图片格式”窗口,在“属性”选项卡中选中“大小、位置固定”选项。

  3:隐藏工作表

  单击“工具/宏/Visual Basic编辑器”,在弹出窗口左侧选中要隐藏的工作表名,如:“Sheet4”,在属性窗口中把“Visible”项的值设置为“2-xlsheetveryHidden”,若没有属性窗口可按F4显示。然后右击“VBAProject(AAA.xls)”选择“VBAProject 属性”,在“保护”选项卡中选中“查看时锁定工程”,并输入密码,保存文档退出。

  以后想展开VBAProject(AAA.xls)时会弹出一个要求输入密码的对话框,没密码就别想查看或修改了。用这方法隐藏的工作表,不能通过单击“格式/工作表/取消隐藏”取消隐藏,也不会影响其它工作表操作。


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网友评论

(访客)
内容实用原创,讲得很好。
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(站长)
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