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Excel多条件数据查找之高级篇

Admin | 2008-7-3 19:59:45 | ReadNums | 20661 | 标签 六合开奖结果现场直播 | 打印本页
     

        工作中,我们经常需要在 Excel 工作表中查找某个值。数据量少时用“Find and Replace”对话框手工找还可以对付,数据量很大或者我们需要把数据分离出来看得更清楚的话,就要用筛选或公式等手段了。

        对于在单列或单行中查找数据,我们有很多现成的函数可用,比如 VLOOKUP,HLOOKUP,Match 和 Index 的组合。如果是比较多列,要满足两个或两个以上的条件怎么办呢?看一个具体的例子吧。

        这是某家公司内部的销售清单,我们现在想就多列数据进行查询,以三个问题来进行说明。

        问题①:查找 2008年3月6日,张三在丝绸上的销售金额

        2008/3/6 有三条销售记录,和两位销售员两种产品有关,以一列或两列数据为条件都不能得到准确的结果,必须时间、产品和销售人员三列都满足才能得到我们想要的数据。

        我们先考察一下解决这种问题的思路。像VLOOKUP 这个函数,是在一列数据中逐个查找数据,查找范围是单维度的。而我们碰到的问题是多维度的,在 A2:D8 这个表结构中,在逐行扫描时还要逐列进行比较,并针对每一行的比较结果返回 True 或 False。Excel 中最通用的比较函数是 IF,我们查找的范围是个多维数组,返回的结果自然也是个数组,所以我们可以用 If 来构造一个数组函数作为参考。

        选择E2:E8 这个区域,并在 Excel 的公式栏里输入 =IF(A2:A8=A10,IF(B2:B8=B10,IF(C2:C8= C10,D2:D8,0),0),0) ,按 Ctrl+Shift+Enter。例子里 E2:E8 显示的是这个数组公式的返回结果。这个公式的意思就是,对于 A2:D8 这个表的每一行,先比较 A 列,结果为真的话就接着比较同一行的 B 列,B 列比较结果也为真的话就比较同一行的 C 列,C 列也为真的话就返回同一行 D 列的值。任何一个比较结果为 False 的话就返回 0。

        对于IF 嵌套的公式,我们有个等价的简化版

        有了E2:E8 这个区域的中间值,我们下一步就是利用这些值来构造我们最终的函数。有两个函数可用,一个是 SUMPRODUCT,一个是SUM。SUMPRODUCT 函数的好处是不用按 Ctrl+Shift+Enter 进行输入。如果用 SUM 函数,则一定要按 Ctrl+Shift+Enter 进行输入。我们在D10 输入

        =SUMPRODUCT((A2:A8=A10)*(B2:B8=B10)*(C2:C8=C10)*D2:D8)  就返回了满足条件的结果。

        问题②:查找 2008/1/1 到 2008/4/1,张三在丝绸上的销售总金额

        这个问题是上面一个问题的扩展,A 列不是单纯的等于一个值,而是在一个范围内,实质是 A 列本身进行两次比较。选择 F2:F8 这个区域,我们的中间值可以表达成如下的数组公式:

        =((A2:A8<DATEVALUE("2008/4/1"))*(A2:A8>DATEVALUE("2008/1/1"))*(B2:B8="丝绸")*(C2:C8="张三")*D2:D8)汇总后的最终结果就是:

        =SUMPRODUCT((A2:A8<DATEVALUE("2008/4/1"))*(A2:A8>DATEVALUE("2008/1/1"))*(B2:B8="丝绸")*(C2:C8="张三")*D2:D8)问题3. 查找 2008/1/1 到 2008/4/1,张三在丝绸上的销售记录数

         在第一个问题里,我们对于A,B,C三列都满足条件的,返回的是 D 列的金额,在这个问题里,我们不需要返回 D 列的金额了。对于A,B,C三列都满足条件的,我们返回一个计数 1。写成公式就是:

        =SUMPRODUCT((A2:A8<DATEVALUE("2008/4/1"))*(A2:A8>DATEVALUE("2008/1/1"))*(B2:B8="丝绸")*(C2:C8="张三")*1)上面讲的是我们自己设计公式的解法,逻辑和判断条件都放在一起了,自成一个体系。但是我们也看到,判断条件多的时候,公式会变得很长。Excel 本身提供了一种条件和公式分开放的解法,就是 Excel 里那些头文字“D”的 Database Function,如 DCOUNT,DSUM。对于这些数据库函数里准则的写法,可以参考在 Excel 中使用高级筛选功能。我们的三个问题可以分别用 DGET,DSUM 和 DCOUNT 来解决,具体解法我这里就不描述了。


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内容实用原创,讲得很好。
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